Berapakah resolusi scan yang harus saya gunakan?

Sebelum kita menentukan besar resolusi yang akan kita gunakan pada saat scanning, kita harus mengetahui tujuan akhir dari file digital kita.

1. Apabila kita hanya sebatas menampilkan di layar monitor (sebatas tampilan saja atau dikirim via email) maka, ...

  resolusi yang kita gunakan adalah 150dpi s/d 200dpi, mengapa? karena resolusi monitor hanya 72 dpi, sehingga apabila kita menggunakan resolusi sebesar 150dpi s/d 200dpi, dijamin hasil scan masih dapat dibaca.

2. Apabila kita ingin mencetak hasil scan kita ke printer atau ke mesin cetak, maka, ...

resolusi yang kita gunakan adalah 300dpi.

3. Apabila kita ingin mencetak dengan pembesaran dari materi asal, maka, ...

resolusi yang harus kita gunakan adalah 300dpi dikalikan dengan faktor pembesarannya, misal kita ingin melakukan pembesaran 2x lipat, maka resolusi yang kita gunakan adalah 600dpi.

Ada beberapa faktor lain yang mempengaruhi besar file, yaitu:

1.Ukuran kertas dokumen.

2.Resolusi yg digunakan.

3.Format warna: Color, Grayscale atau B/W.

4.Jenis format file beserta kompresi file.

5.Susunan data yang terdapat pada dokumen (banyaknya teks dan gambar).

 
Dan jangan lupa, pemikiran bahwa semakin tinggi resolusi yang kita gunakan, maka sebaik baik hasil scannya, belum tentu benar!

Mengapa di era pertama kali scanner diperkenalkan dipasaran (tahun 1994 s/d 2005) memiliki optical resolusi sangat tinggi, bahkan mencapai 4.800 dpi, sedangkan scanner yang dipasarkan saat ini rata-rata hanya memiliki optical resolusi 600 dpi?

Hal ini disebabkan oleh karena yang menjadi obyek utama dari scanner itu sendiri berubah, dahulu obyek utama dari scanner adalah foto, sedangkan saat ini yang menjadi obyek utama adalah dokumen/surat, pada saat kita scan foto, ada kecenderungan untuk memperbesar foto dari materi asal (maka kita harus scan dengan resolusi yang cukup untuk melakukan pembesaran), tetapi kita sangat jarang sekali melakukan pembesaran terhadap dokumen/surat yang kita scan (umumnya kita cetak dengan kondisi 1 berbanding 1).

Selain itu adalah untuk obyek foto ada kecenderungan untuk meningkatkan kualitas gambar, sedangkan untuk obyek dokumen/kertas ada kecenderungan untuk meningkatkan kecepatan scan.

Contoh materi foto

Contoh materi dokumen/surat

Satu lagi yang berubah dari scanner adalah bentuk dan cara kerja scanner cenderung mengikuti kebutuhan pasar, ada yang menjadi kecil sehingga mudah dibawa kemana-mana (portable) cocok untuk dipadukan dengan Laptop, sehingga dapat melakukan proses scanning dokumen-dokumen langsung dilapangan, ada yang dilengkapi dengan alat bantu Automatic Document Feeder sehingga dapat melakukan scan dokumen secara otomatis dan dalam jumlah yang banyak (ratusan bahkan hingga ribuan lembar), sehingga proses scanning dokumen dalam jumlah banyak menjadi sangat mudah, ada yang dibuat khusus untuk scan buku tebal, sehingga kita dapat merubah buku-buku kesayangan kita menjadi "buku digital" (umumnya digunakan untuk mengajar, materi presentasi, kuliah, perpustakaan digital dll., buku digital sangat digemari sejak munculnya produk baru seperti iPad, Tab & PC tablet.

Contoh scanner portable

Contoh scanner khusus buku tebal

Contoh scanner otomatis yg dapat scan dokumen dalam jumlah banyak

Jadi kesimpulannya adalah: simpanlah dokumen digital anda dengan resolusi scan yang sesuai dengan kebutuhan anda, karena sangat berdampak terhadap efisiensi waktu proses dan besar file yang dihasilkan.

Semoga bermanfaat! :)

Ukuran Kertas Internasional dan Nasional

Berikut ini adalah ukuran kertas berdasarkan standart Internasional dan Nasional:

---

Legal              215.9 x 355.6 mm       8.5" x 14"

---

F4/Folio/HVS    215 x 330 mm            8.5" x 13"

---

Letter/Kwarto   215 x 279 mm             8.5" x 11"

---

A0                  841 x 1189 mm           33.1" x 46.8"

---

A1                  594 x 841 mm             23.4" x 33.1"

---

A2                  420 x 594 mm             16.5" x 23.4"

---

A3+                329 x 483 mm             13" x 19"

---

A3                  297 x 420 mm             11.69" x 16.54"

---

A4                  210 x 297 mm             8.27" x 11.69"

---

A5                  148 x 210 mm             5.83" x 8.27"

---

A6                  105 x 148 mm             4.1" x 5.8"

---

A8                  54.19 x 90.42 mm        2.14" x 3.56"

Mengapa ukuran kertas Folio/F4 tidak terdapat pada pilihan program Microsoft Office?

Ukuran Folio/F4 tidak terdapat pada pilihan program Microsoft Office dikarenakan ukuran tersebut hanya dipakai di Indonesia saja, tepatnya ukuran kertas ini sudah dipakai sejak jaman pemerintahan Belanda, standart penggunaan untuk benua Eropa dan Asia adalah ukuran kertas A4 atau Letter, sedangkan standart penggunaan untuk benua Amerika adalah ukuran kertas Legal.

Mudah-mudahan bermanfaat! :) 

Apakah yang dimaksud dengan file Searchable PDF?

 

Format Searchable PDF adalah sebuah file PDF baru yang dilengkapi dengan layer “text”  (tidak ditampilkan) sehingga kita dapat melakukan fungsi “find”, “select” dan “advanced search” (mencari sebuah kata-kata yang terdapat didalam file yang berada di hard drive kita).

Sehingga pada dasarnya file ini memiliki 2 layer/lapis, layer/lapis pertama adalah image/gambar dan layer/lapis kedua adalah teks file (dibuat transparan).

Sehingga file Searchable PDF yang kita buka dengan program Adobe Acrobat Reader dapat diaktifkan fitur "Search" atau pencarian kata-kata yang terdapat didalam file tersebut, fitur ini sangat bermanfaat untuk file buku manual, surat kontrak/perjanjian, buku digital, sales invoice, purchase invoice, tanda terima, kartu nama, kartu tanda penduduk, NPWP dll.

Siapa saja yang membutuhkan file Searchable PDF?
Hampir seluruh kegiatan perkantoran dibidang bisnis, pendidikan, hukum, dan lainnya membutuhkan file dengan format Searchable PDF.
Karena dengan bantuan fitur pencarian tersebut kita dapat melakukan sistem pengarsipan dokumen digital yang sederhana dan efisien dari segi biaya.

Kita cukup menyimpan seluruh dokumen digital sengan format Searchable PDF ke dalam komputer kita, yang foldernya sudah kita atur sesuai kebutuhan masing-masing pengguna (umumnya kita pisahkan berdasarkan jenis dokumennya).

Lalu pada saat pencarian file tersebut, kita cukup buka aplikasi Adobe Acrobat Reader, karena terdapat fitur sederhana yang sangat bermanfaat yaitu "Advanced Search" atau pencarian sebuah kata-kata yang terdapat didalam file.

Bagaimana cara membuat sebuah file Searchable PDF?
Ada dua cara membuat sebuah file Searchable PDF:
- Pertama adalah dengan cara menggunakan program OCR (Optical Character Recognition) .
- Kedua adalah dengan menggunakan alat scanner yang terintegrasi dengan program OCR (Optical Character Recognition).

Cara kedua ini belakangan cukup populer karena begitu banyak kebutuhan untuk mendigitalkan dokumen-dokumen yang sudah diarsip secara fisik (guna menghindari kerusakan dan kesulitan dalam pencarian).

Contoh file Searchable PDF, kita dapat melakukan tindakan "FIND" (mencari sebuah kata-kata yang terdapat didalam file) dan kita dapat meng-"copy" teks tersebut lalu kita"paste" di aplikasi lain seperti Microsoft Word.

Format file ini sangat cocok untuk:
- Surat Kontrak kerjasama.
- Sales Invoice.
- Purchase Order.
- Tanda Terima.
- Kartu Nama.
- KTP.
- Buku Manual.
- Buku Digital.
- dll.

Kesimpulannya adalah: format file Searchable PDF memiliki 2 layer data yaitu gambar dan teks, sangat berguna untuk dokumen digital, sehingga kita dapat melakukan pencarian terhadap setiap kata-kata yang terdapat didalam file tersebut.

Mudah-mudahan bermanfaat! :)

Bagaimana cara kerja program OCR (Optical Character Recognition)?

Teknologi OCR (Optical Character Recognition) sudah lama kita dengan, tetapi apakah kita sudah mengetahui fungsi dan cara kerja dari software tersebut?

Seperti yang sudah kita ketahui bahwa software OCR berfungsi untuk merubah file Image/Gambar menjadi file Teks dengan format TXT.

Hal ini berguna apabila kita ingin mendapatkan file teks dari sebuah surat tanpa harus mengetik ulang seluruh tulisan yg terdapat didalam surat tersebut.

Pada dasarnya setiap scanner hanya menghasilkan file gambar/image dalam format TIFF saja, setelah file gambar/image tersebut dihasilkan, file tersebut di kirim ke dalam komputer dan langsung di sambut dan diproses oleh program OCR untuk diproses menjadi file teks, berikut ini saya jelaskan susunan cara kerja software OCR tersebut:


1. Meratakan gambar (Auto Deskewing).
file image (gambar) akan diatur kemiringannya, apabila hasil scan ada kemiringan, maka gambar akan dibuat sejajar atau lurus.

2. Menganalisa (Analysis).
software (program) OCR akan menganalisa dan memisahkan bagian teks dan bagian gambar.

3. Otomatis mengatur arah gambar (Auto Orientation).
software (program) OCR akan mengambil sebagian area pada file image (gambar) dan mengidentifikasi arah teks yang benar.
file image (gambar) akan diputar ke arah yang benar, pilihannya adalah 90⁰, 180⁰ atau 270⁰.

4. Memisahkan setiap karakter huruf dan angka (Separating single character).
software (program) OCR akan memisahkan setiap karakter yang terdapat pada image (gambar) menjadi sebuah huruf atau angka.

5. Mengidentifikasi gambar (Capturing the features of the characters and comparing).
software (program) OCR akan mengidentifikasi satu persatu setiap gambar yang sudah dipisahkan, dan melakukan pengecekan terhadap database yang dimiliki oleh software (program) OCR, dan menetapkan huruf atau angka yang akan digunakan.

6. Menghasilkan file akhir (Recognition result output).
Setelah setiap image (gambar) sudah dirubah menjadi huruf atau angka (format teks) maka software (program) OCR akan menghasilkan sebuah file dengan format teks, seperti Microsoft Word, Microsoft Excel, TXT, Rich Text dan Searchable PDF, tergantung dari pengaturan awal.

Catatan:
Untuk menghasilkan sebuah proses OCR yang sempurna, gunakan resolusi scan 300dpi, dengan format warna Grayscale.

Ada juga kebutuhkan untuk mengkonfersi buku menjadi "buku digital" sehingga kita tidak perlu repot-repot membawa buku lagi, semua buku kita sudah terdapat didalam komputer kita.

Kesimpulannya adalah: Software OCR berfungsi untuk merubah data gambar/image menjadi teks, hal ini membantu kita untuk mendapatkan data teks secara cepat dari sebuah surat/dokumen.

Mudah-mudahan bermanfaat! :)