Bagaimana cara mencari hasil scan dokumen yg paling mudah?

Kita menyadari bahwa problem utama dalam pengarsipan dokumen adalah disaat kita mencari kembali dokumen yg sudah disimpan/diarsip, mengapa demikian? karena disaat kita melakukan proses pengarsipan, kita jarang memikirkan cara/proses pencarian kembali dokumen tersebut, kita cenderung hanya memikirkan cara menyimpannya saja.

Sebenarnya sistem pengarsipan memiliki standart prosedur yang harus dijalani, seperti pengelompokan berdasarkan jenis dokumen, pengelompokan berdasarkan nomor urut dari dokumen, pengelompokan berdasarkan tahun pembuatan dari dokumen, dan yang tidak kalah pentingnya adalah sistem keamanan seperti kelembaban, bahaya rayap, bahaya api dan bahaya air dan yang paling akhir dan tidak kalah pentingnya adalah keamanan (hilang)
Tetapi untuk menjalankan seluruh prosedur kerja tadi, dibutuhkan biaya dan tenaga yang cukup besar!

Hampir seluruh perkantoran mengalami problem pengarsipan dokumen

Pertanyaannya adalah apakah ada sebuah sistem yang dapat dilakukan dengan mudah dan hemat biaya?

Jawabannya adalah sistem pengarsipan dokumen digital!

Mengapa dokumen digital?

1. Ruang, media penyimpanan di komputer semakin hari semakin terjangkau dari segi biaya, untuk sebuah Hardisk 2TB diperkirakan dapat menampung 2,8 juta lembar dokumen (+1 lembar = 700KB), sehingga perbandingan ruang untuk 1 buah Hardisk dengan 1 ruangan yg dapat menampung 2,8 juta lembar dokumen sangat jauh berbeda.

2. Biaya, estimasi harga Hardisk internal 2TB = Rp. 800.000,-, sedangkan biaya untuk memproduksi 1 lembar dokumen = Rp. 100,-/ lembar. Kira-kira biaya yg dibutuhkan utk mencetak 2,8 juta lembar dokumen adalah 2,8 juta x Rp. 100,- = Rp. 280 juta.

3. BackUp/Copy, bisa dibayangkan tingkat kesulitan untuk membackup 2,8 juta lembar dokumen dibandingkan dengan membackup 1 buah hardisk 2TB.

4. Mobilitas, bisa dibayangkan juga tingkat kesulitan untuk memindahkan 2,8 juta lembar dokumen dibandingkan memindahkan 1 buah hardisk 2TB.

5. Pencarian, dengan kemajuan proses komputer, kita sangat mudah untuk mencari sebuah file didalam sebuah hardisk, bandingkan apabila kita ingin mencari selembar dokumen di dalam sebuah gudang arsip yang besar.

6. Keamanan, keleluasaan tingkat keamanan data digital adalah memiliki tingkatan, kita dapat mengatur tingkat keamanan berdasarkan tingkat tanggung jawab setiap user, misal ada user yang hanya dapat membaca dokumen tanpa dapat melakukan copy, print, delete dan edit. Sedangkan untuk dokumen berbentuk fisik tingkat keamanan hanya 1 tingkatan yaitu kunci menuju gudang arsip tersebut.

7. Reproduksi, keunggulan data digital adalah tidak mengalami penurunan kualitas dan siap untuk di reproduksi kembali suatu saat apabila dibutuhkan, sedangkan untuk dokumen berbentuk fisik akan jauh lebih sulit untuk di reproduksi.

8. Ramah Lingkungan, stop printing! start scanning :)

Bagaimana caranya menjalankan sistem dokumen digital?

1. Alat yang kita gunakan adalah sebuah Komputer Desktop atau Notebook dan sebuah scanner Automatic Document Feeder (ADF) yang dapat menyimpan hasil scan dengan format Searchable PDF. 
2. Kita menscan dokumen dengan format file baru yaitu Searchable PDF (gunakan resolusi scan 300 dpi, pilih format warna sesuai kebutuhan Color, Grayscale atau Black & White).
3. Kita simpan hasil scan tersebut kedalam folder yang sudah kita tentukan (buat folder berdasarkan jenis dokumen).
4. Untuk proses pencarian hasil scan (dokumen digital) tersebut, kita gunakan program bebas lisensi seperti Adobe Acrobat Reader. Berikut ini caranya:

Berikut ini adalah langkah-langkah melakukan proses pencarian sebuah kata-kata yang berada didalam sebuah file Searchable PDF.

Pertama: buka program Adobe Acrobat Reader, lalu klik "Edit", lalu pilih "Advanced Search".

Kedua: 1) Pilih di folder mana file yang akan kita cari, lalu 2) masukan sebuah kata kunci yang terdapat didalam file tersebut, seperti nomor bukti, nomor kode, serial number, nomor kontrak dll. (sesuatu yang unik, yang hanya dimiliki oleh dokumen tersebut)

Apabila kita klik menu folder, akan muncul drop box seperti ini, lalu kita pilih bagian "Browse for Location", lalu kita pilih folder yang kita inginkan.

Setelah kita pilih folder yang menyimpan file yang akan kita cari, masukan kata-kata yang terdapat didalam file yang akan kita cari, lalu klik tombol "Search".

Ketiga: Setelah kita klik tombol "Search" maka program Adobe Acrobat Reader akan secara otomatis mencari kata-kata didalam setiap file yang terdapat di folder tersebut.

Cara ini sangat efektif untuk mencari dokumen digital yang tersimpan didalam sebuah komputer dengan cepat dan mudah.

Umumnya cara ini digunakan untuk mencari dokumen: Sales Invoice, Purchase Order, Surat Kontrak, Akte Perjanjian, Surat Jalan, Tanda Terima Barang dll.

Siklus kerja pengarsipan dokumen digital, mudah dan cepat pada saat pencarian dokumen yg telah disimpan.

 

Proses pencarian dokumen Searchable PDF dapat dilakukan dengan aplikasi Presto! PageManager atau Adobe Acrobat Reader.

Kesimpulannya adalah: dengan menyimpan data dokumen digital dengan format Searchable PDF, kita dapat dengan mudah mencari dokumen tersebut, konsep kerja yang sederhana ini sangat membantu kita dalam hal sistem pengarsipan dokumen digital dengan biaya yang relatif terjangkau.

Mudah-mudahan bermanfaat! Selamat mencobanya :)