Apakah yang dimaksud dengan file Searchable PDF?

 

Format Searchable PDF adalah sebuah file PDF baru yang dilengkapi dengan layer “text”  (tidak ditampilkan) sehingga kita dapat melakukan fungsi “find”, “select” dan “advanced search” (mencari sebuah kata-kata yang terdapat didalam file yang berada di hard drive kita).

Sehingga pada dasarnya file ini memiliki 2 layer/lapis, layer/lapis pertama adalah image/gambar dan layer/lapis kedua adalah teks file (dibuat transparan).

Sehingga file Searchable PDF yang kita buka dengan program Adobe Acrobat Reader dapat diaktifkan fitur "Search" atau pencarian kata-kata yang terdapat didalam file tersebut, fitur ini sangat bermanfaat untuk file buku manual, surat kontrak/perjanjian, buku digital, sales invoice, purchase invoice, tanda terima, kartu nama, kartu tanda penduduk, NPWP dll.

Siapa saja yang membutuhkan file Searchable PDF?
Hampir seluruh kegiatan perkantoran dibidang bisnis, pendidikan, hukum, dan lainnya membutuhkan file dengan format Searchable PDF.
Karena dengan bantuan fitur pencarian tersebut kita dapat melakukan sistem pengarsipan dokumen digital yang sederhana dan efisien dari segi biaya.

Kita cukup menyimpan seluruh dokumen digital sengan format Searchable PDF ke dalam komputer kita, yang foldernya sudah kita atur sesuai kebutuhan masing-masing pengguna (umumnya kita pisahkan berdasarkan jenis dokumennya).

Lalu pada saat pencarian file tersebut, kita cukup buka aplikasi Adobe Acrobat Reader, karena terdapat fitur sederhana yang sangat bermanfaat yaitu "Advanced Search" atau pencarian sebuah kata-kata yang terdapat didalam file.

Bagaimana cara membuat sebuah file Searchable PDF?
Ada dua cara membuat sebuah file Searchable PDF:
- Pertama adalah dengan cara menggunakan program OCR (Optical Character Recognition) .
- Kedua adalah dengan menggunakan alat scanner yang terintegrasi dengan program OCR (Optical Character Recognition).

Cara kedua ini belakangan cukup populer karena begitu banyak kebutuhan untuk mendigitalkan dokumen-dokumen yang sudah diarsip secara fisik (guna menghindari kerusakan dan kesulitan dalam pencarian).

Contoh file Searchable PDF, kita dapat melakukan tindakan "FIND" (mencari sebuah kata-kata yang terdapat didalam file) dan kita dapat meng-"copy" teks tersebut lalu kita"paste" di aplikasi lain seperti Microsoft Word.

Format file ini sangat cocok untuk:
- Surat Kontrak kerjasama.
- Sales Invoice.
- Purchase Order.
- Tanda Terima.
- Kartu Nama.
- KTP.
- Buku Manual.
- Buku Digital.
- dll.

Kesimpulannya adalah: format file Searchable PDF memiliki 2 layer data yaitu gambar dan teks, sangat berguna untuk dokumen digital, sehingga kita dapat melakukan pencarian terhadap setiap kata-kata yang terdapat didalam file tersebut.

Mudah-mudahan bermanfaat! :)