Bagaimana cara merubah buku anda menjadi "Buku Digital"?

Saat ini kita sudah memasuki era digital, lagu yang kita dengar, film yang kita tonton, foto yang kita lihat sudah dalam bentuk digital, seiring dengan berkembangnya alat penunjang file digital tersebut seperti SmartPhone.

Belakangan ini kita mulai mendengar "buku digital", apa yang dimaksud dengan buku digital? apa kegunaannya? dan bagaimana cara merubah sebuah buku menjadi buku digital?

Buku Digital adalah sebuah file PDF dengan format terbarunya yaitu Searchable PDF, lalu apa perbedaan antara PDF dengan Searchable PDF? perbedaan yang paling mendasar adalah pada file Searchable PDF, pada bagian teksnya dapat di "select", "copy" dan "find/search".

Apa kegunaannya? pada file yang memiliki jumlah halaman banyak (umumnya buku atau surat kontrak), kita dapat melakukan fungsi "find/search" sehingga kita dapat menemukan sebuah kata-kata yang kita butuhkan, sehingga kita tidak perlu lagi mencari halaman demi halaman.


Sehingga kita tidak perlu repot membawa koleksi buku-buku tebal kita, seluruh buku sudah tersimpan didalam komputer (notebook, PC Tablet dll.)

Lalu bagaimana cara merubah buku kita menjadi buku digital?
Caranya adalah dengan meggunakan scanner khusus untuk buku tebal, scanner ini didesain sedemikian rupa sehingga memungkinkan kita untuk melakukan scan terhadap buku tebal.

Pada bagian pinggir scanner dibuat tipis (2 mm) memungkinkan kita menscan bahu buku tebal

Ketebalan sisi pinggir scanner hanya 2mm

Scanner dilengkapi dengan tombol scan, sehingga proses scan menjadi mudah

Kita membutuhkan scanner dengan desain khusus ini disebabkan oleh karena problem disaat scan buku adalah, pada bagian punggung buku ada area yg tidak dapat discan dengan baik.

Dengan sisi pinggir scanner hanya 2mm, membuat hasil scan menjadi lebih baik

Siapa saja yang membutuhkan buku digital?

Pengajar, seperti dosen, guru dan trainner, mahasiswa, sekolahan, perpustakaan dll.

Dengan adanya scanner khusus buku ini, suatu saat nanti kita dapat mengunjungi sebuah perpustakaan di dunia maya (internet), konsep dasar yang sangat sederhana, serupa seperti Youtube, hanya saja web yang saya maksud adalah kumpulan dari koleksi buku-buku di seluruh dunia. :)
 

contoh buku digital

Kesimpulannya adalah: seiring berkembangnya dunia teknologi, ada dorongan yang besar untuk menggunakan data digital, mulai dari lagu, foto, film, dokumen, dan sekarang kita akan memasuki era buku digital, dengan adanya scanner khusus buku tebal ini, kita dibantu untuk merubah buku kita menjadi buku digital.

Semoga bermanfaat! :) 

Mengapa Ujian Nasional menggunakan Lembar Jawab Komputer (LJK)?

Seperti kita ketahui, Ujian Nasional (UN) merupakan program pemerintah untuk menciptakan kesetaraan kualitas pendidikan di tanah air kita ini.

Diharapkan dengan adanya Ujian Nasional, tercipta sebuah peningkatan kualitas dan penyamarataan dalam bidang dunia pendidikan.

Beberapa faktor utama dalam pelaksanaan proyek Ujian Nasional ini adalah:
1. Kualitas soal/pertanyaan.
2. Kerahasiaan soal/pertanyaan.
3. Distribusi dokumen soal/pertanyaan.
4. Jadwal & pelaksaan Ujian Nasioanl.
5. Pengumpulan dokumen soal/pertanyaan.
6. Proses penilaian dokumen soal/pertanyaan yg sudah terkumpul.
7. Distribusi hasil penilaian.

Saat ini yang akan saya bahas adalah point nomor 6, yaitu proses penilaian dokumen soal/pertanyaan.
Apabila kita berbicara mengenai proses penilaian, yang menjadi perhatian kita adalah kualitas/ketepatan dan kecepatan proses penilaian tersebut.

Bisa kita bayangkan jumlah peserta Ujian Nasional untuk SMA tahun ajaran 2012-2013 adalah 1.581.286 siswa, proses penilaian menjadi sangat sulit dan membutuhkan waktu dan biaya yang cukup besar, belum lagi kualitas dan ketepatan dalam hal penilaiannya.

Pertanyaannya adalah bagaimana caranya melakukan proses penilaian dengan kualitas & kecepatan yang memungkinkan untuk memenuhi kebutuhan tadi?

Jawabannya adalah dengan menggunakan bantuan seperangkat alat komputer yang dilengkapi dengan bantuan program khusus dan alat scanner automatic document feeder, sehingga proses penilaian dapat berjalan dengan lancar dan sesuai jadwal.

Bagaimana proses kerjanya?

Pertama, dibuatkan sebuah program khusus (program periksa nilai) yang dapat mendeteksi tingkat kerapatan warna pada sebuah area yang ditentukan oleh sebuah tanda khusus berbentuk segi empat dan bulat.
Program ini dapat merancang sebuah layout grafik yang berbentuk segi empat atau bulat, lalu diatur posisinya masing-masing menyesuaikan desain Lembar Kerja Komputer.
Grafik berbentuk segi empat dan bulat tersebut dapat mendeteksi kerapatan warna dari hasil scan (pengertiannya seperti isi atau kosong).
Apabila pada area segi empat atau bulat tersebut terdapat warna (terdapat coretan pensil 2B atau pena) maka program tersebut secara otomatis mengkonversi gambar tersebut menjadi sebuah angka digital.

Contoh Lembar Jawab Komputer SD

Contoh Lembar Jawab Komputer SMP

Kedua, memadukan program "periksa nilai" dengan perangkat keras "scanner", karena pada umumnya semua scanner menggunakan standart driver TWAIN, maka sangat memungkinkan memadukan program periksa nilai dengan scanner.
Lalu dilakukan pengaturan terlebih dahulu untuk data sekolah, data siswa, data pengajar, data mata pelajaran, data sistem penilaian, data template LJK yg akan digunakan dan yg terakhir adalah kunci jawaban.

Ketiga, setiap Lembar Jawab Komputer yang discan langsung diproses oleh program periksa nilai, dideteksi setiap bagiannya dan dikonversikan menjadi data, sehingga menghasilkan sebuah database dan ditampilkan dalam bentuk format laporan.

proses kerja Software Periksa Nilai, Seluruh LJK discan secara otomatis dan diproses oleh Software Periksa Nilai lalu ditampilkan dalam bentuk laporan, sehingga proses penilaian menjadi begitu cepat dan akurat.

Diharapkan dengan digunakan Software Periksa Nilai ini maka:
- Guru dapat lebih fokus terhadap kualitas pengajaran.
- Guru dapat lebih fokus terhadap siswa.
- Guru dapat mendapatkan laporan mengenai soal yg sulit dan soal yg mudah.
- Siswa dapat lebih terlatih terhadap LJK.
- Siswa terbiasa dengan LJK.
- Siswa lebih siap menghadapi Ujian Nasional.
- Dapat mengurangi kesalahan teknis.
- Karena terbiasa, proses pengisian LJK menjadi lebih cepat.
- Sekolah dapat menghemat biaya-biaya yang tidak perlu seperti try-out, beli kertas LJK.

Tips untuk sekolah-sekolah yang sudah menggunakan Software Periksa Nilai + Scanner otomatis: pada saat melaksanakan Ujian Nasional, sebelum pihak sekolah menyerahkan seluruh LJK kepada tim panitia UN, scan terlebih dahulu seluruh kertas LJK, sehingga pihak Sekolah memegang data digital seluruh LJK dan dapat langsung melakukan proses penilaian tanpa harus menunggu hasil dari pusat dan untuk menghindari kesalahan yg dapat terjadi pada proses penilaian di pusat.

Kesimpulan:

• Untuk menciptakan kesetaraan kualitas pendidikan di Indonesia, pemerintah melaksanakan program Ujian Nasional yang menggunakan standart Lembar Jawab Komputer karena untuk memperlancar proses penilaian.
• Problem utama dari pelaksanaan Ujian Nasional adalah masalah teknis, seperti kurang pahamnya siswa dalam proses pengisian, gugup karena jarang menggunakan LJK, penandaan yg kurang jelas, kertas sobek pada saat ingin menghapus, karena gugup proses pengisian menjadi lama.
• Karena besarnya tingkat kesalahan karena masalah teknis tadi, pihak sekolah diharapkan dapat menjalankan proses ujian/tes harian menggunakan kertas Lembar Jawab Komputer, dengan harapan para siswa menjadi lebih terbiasa dan terampil dalam proses pengisian Lembar Jawab Komputer.
• Dikarenakan proses penilaian menjadi cepat dan mudah, diharapkan juga Guru dapat lebih fokus terhadap siswa dan kualitas pengajaran.
• Harapan paling besar adalah pihak sekolah dapat meningkatkan angka kelulusan dari sekolah masing-masing.

Mudah-mudahan bermanfaat! :)

Apakah perbedaan antara Scanner dengan Multi Function (All In One)?

Banyak yang masih beranggapan bahwa kedua produk tersebut sama! sebenarnya kedua produk tersebut memiliki tujuan fungsi yang berbeda, berikut ini penjelasannya....

MultiFunction atau biasa yang disebut dengan istilah All In One adalah sebuah produk turunan dari printer, keunggulan atau kelebihan dari produk ini adalah dengan memadukan/menambahkan teknologi scanner dengan teknologi printer sehingga fungsi alat ini menjadi serupa dengan mesin foto copy versi kecil.

Keunggulan lain adalah produk ini dapat dioperasionalkan tanpa bantuan sebuah komputer atau biasa kita sebut dengan istilah Stand Alone Product, sehingga produk ini dapat dengan mudah dipindahkan (karena ukuran fisik relatif lebih kecil dari alat foto copy).

Sehingga kita mendapatkan fungsi sebuah mesin Foto Copy dengan budget biaya seperti sebuah alat printer yang relatif sangat terjangkau dibandingkan dengan sebuah alat mesin Foto Copy.

Jadi kesimpulannya adalah alat ini berfungsi sebagai alat untuk menduplikat/memperbanyak dokumen (Foto Copy) karena tujuan final dari alat ini adalah untuk di cetak.

sedangkan....

Scanner Automatic Document Feeder adalah sebuah produk turunan dari scanner flatbed, keunggulan atau kelebihan dari produk ini adalah memadukan/menambahkan teknologi "paper feeder" dengan teknologi scanner sehingga alat ini dapat melakukan fungsi scanning dokumen dalam jumlah banyak dan berkelanjutan.

Keunggulan lain adalah produk ini dilengkapi dengan fitur-fitur program pengaturan hasil scan, seperti:
- Automatic cropping paper (secara otomatis hanya menscan area kertas).
- Automatic deskew (secara otomatis dapat meratakan kertas yang miring).
- Automatic density (secara otomatis mengatur densitas warna).
- Automatic color matching (secara otomatis mengatur kualitas warna).
- Automatic threshold (secara otomatis menghilangkan bayangan yg terdapat pada kertas).
- Automatic remove blank pages (secara otomatis membuang lembar halaman yang kosong).
- Automatic remove punch hole (secara otomatis menghapus 2 lubang yg terdapat pada kertas).
- Automatic rotate pages (secara otomatis memutar arah kertas ke arah yang benar apabila ada kertas yang terbalik).
- Image Edge Fill (membuat bingkai pada hasil scan, biasa dipakai utk scan foto, warna dan ukuran bingkai dapat diatur terlebih dahulu).
- Multi Image Output (hasil scan dapat langsung disimpan dengan 3 jenis format warna yaitu color, grayscale dan B/W).
- Descreen (menghapus moire yang terdapat pada materi brosure atau majalah).
- Color Dropout (secara otomatis menghilangkan warna yg tidak diinginkan, 3 pilihan warna yg dapat dihilangkan yaitu Red, Green dan Blue) biasa fitur ini dipakai utk scan LJK, slip setoran bank, stempel yg tidak diinginkan dll.
- Brightness control (kita dapat mengatur terang atau gelap hasil scan).
- Contrast control (kita dapat mengatur tingkat kontras warna yg dihasilkan).
- Gamma control (kita dapat mengatur tingkat keredupan warna yg dihasilkan).
- Color mode (ada 3 pilihan format warna yg dihasilkan, color, grayscale dan black and white).
- Paper size (kita dapat memilih ukuran kertas yg diinginkan, atau set automatic untuk secara otomatis menyesuaikan dengan ukuran kertas).
- Resolution (kita dapat secara bebas memilih besaran resolusi yg kita butuhkan).
- Saving folder (kita dapat secara bebas menentukan folder tempat penyimpanan hasil scan).
- File name (kita dapat menentukan metode penamaan terhadap hasil scan, bisa berdasarkan tanggal, bisa berdasarkan penentuan depan nama file dilanjutkan dengan numerator, bisa juga scara manual setiap kali kita melakukan proses scan).
- File Format (kita dapat menentukan format file yg dihasilkan, ada 9 jenis format file yang dapat kita gunakan, yaitu PDF, Searchable PDF, JPEG, TIFF, PNG, BMP, TXT, WORD, EXCEL).
 - Scan To... (kita dapat menentukan fungsi selain "scan to file", yaitu seperti Scan to print, Scan to email, Scan to Cloud, Scan to Application).
- Continuous Scan (kita dapat melakukan proses scan yang berkelanjutan, misalnya ada 500 lembar kertas yang ingin kita jadikan 1 file PDF, maka proses scannya dapat dilakukan secara bertahap).

Jadi kesimpulannya adalah alat ini berfungsi untuk menyimpan seluruh dokumen menjadi bentuk dokumen digital kedalam media penyimpanan secara cepat dan mudah.

Kesimpulannya adalah kedua produk memiliki konsep tujuan yang berbeda, yaitu Scanner ditujukan untuk pengarsipan digital sedangkan Multi Function ditujukan untuk memperbanyak (foto copy).

Mudah-mudahan bermanfaat! :)

Bagaimana cara scan dokumen dalam jumlah yang banyak dengan cepat dan mudah?

Seiring dengan perkembangan teknologi komputer, seperti semakin murahnya media penyimpanan data (Hard Disk), semakin baiknya jaringan internet (teknologi CLOUD), semakin tinggi resolusi pada media tampilan gambar (FULLHD), semakin terjangkaunya telepon pintar (smartphone), munculnya alat baru seperti IPad, Galaxy Tab dll. semua itu mendorong kita untuk menyimpan data kedalam bentuk "digital".

Mengapa? karena kemudahan-kemudahan yang kita dapatkan dari data digital, seperti mudah di backup, mudah dikirim melalui internet dan jaringan, dapat di kunci dengan password, sangat mudah untuk di share (berbagi).

Data digital apa saja yang kita simpan?

data seperti foto digital, mengapa? karena fitur kamera digital sudah hampir ditemui disemua perangkat telepon genggam, ini yang menyebabkan bisnis cuci & cetak foto menjadi menurun secara drastis, karena prilaku konsumen berubah, kita tidak lagi mencetak foto-foto yang kita miliki, kita hanya tampilkan di layar smartphone, layar monitor dan kita berbagi diberbagai macam aplikasi seperti facebook dll.

data seperti video digital, mengapa? serupa dengan data foto digital, begitu banyak kemudahan yang kita dapati dari data video digital, salah satu contoh yang paling kuat adalah Youtube.


data seperti lagu digital, mengapa? karena aplikasi yg dapat memutar lagu digital sangat memanjakan penggunanya, seperti kita dapat mengatur susunan lagu, pengelompokan lagu, memutar ulang lagu, menciptakan daftar lagu favorit.


dan yang belakangan mulai digunakan adalah dokumen digital dan buku digital, mengapa? karena begitu banyak kebutuhan untuk menyimpan dokumen kedalam bentuk digital, contohnya adalah agar dapat di kirim melalui internet, agar dapat di backup, agar dapat di kunci dengan password, agar dapat direproduksi suatu saat tanpa mengalami penurunan kualitas, agar dapat dengan mudah dicari kembali suatu saat dibutuhkan (dengan bantuan fitur "search" di komputer).

Contoh File PDF, 1 file memiliki beberapa halaman

Contoh "Buku Digital", sangat mudah dibawa dan dibaca menggunakan alat Tab.

Disaat kita berbicara tentang dokumen digital, kita akan berhadapan dengan beberapa isu seperti: jumlah yang sangat banyak, managemen pengarsipan, metode pencarian data yang sudah disimpan.

Dokumen dalam jumlah banyak dapat discan secara otomatis langsung kedalam folder yg diinginkan

Saat ini saya akan menjelaskan mengenai bagaimana cara menscan dokumen dalam jumlah yang banyak dengan cepat dan mudah.

Berikut ini alat-alat yang kita butuhkan untuk dapat melakukan pekerjaan tadi, seperti:
1. Scanner ADF (Automatic Document Feeder) yg dapat langsung menyimpan dalam format "Searchable PDF" (PDF yg dapat dicari teksnya).
2. Komputer PC atau Notebook.
3. Aplikasi bebas lisensi seperti Adobe Acrobat Reader.

Fitur-fitur yang kita butuhkan untuk menscan dokumen dalam jumlah banyak adalah:
- Automatic Document Feeder, yaitu sebuah alat yang dapat menarik kertas satu-persatu secara otomatis, sehingga proses scan menjadi mudah dan cepat

Contoh scanner Automatic Document Feeder, umumnya batas maksimum kertas 50 - 100 lembar ukuran 70gr.

- Duplex Scanning, yang dimaksud dengan duplex adalah scanner yang memiliki 2 buah mata sensor, sehingga scanner dapat melakukan scan dokumen 2 sisi (bolak-balik),  sehingga untuk melakukan scan dokumen 2 sisi, scanner cukup hanya sekali scanning sudah langsung mendapatkan 2 image/gambar.

- Automatic Remove Blank Pages, yaitu sebuah fitur yang dapat mengidentifikasi halaman kosong, sehingga halaman kosong tersebut tidak akan disimpan kedalam file.

Fitur: Automatic Remove Blank Pages

- Auto Rotate, yaitu sebuah fitur yang dapat secara otomatis mendeteksi halaman yang salah arah, lalu membalikan ke arah yang benar.

Fitur: Auto Rotate

- Contiuous Scan, yaitu sebuah fitur yang dapat memungkinkan kita untuk melakukan proses scan secara berkelanjutan, contoh: pertama-tama kita scan 50 lembar, setelah selesai, akan muncul menu pilihan: ingin melanjutkan scan? atau selesai? apabila masih ada dokumen yang ingin di scan, maka kita tinggal memasukkan kertas tersebut kedalam scanner, maka secara otomatis scanner akan melajutkan proses scan.

- Scan all pages to 1 file PDF, yaitu sebuah fitur yang memungkinkan kita untuk menyimpan seluruh dokumen yang kita scan menjadi 1 file PDF.

Fitur: menyimpan seluruh halaman menjadi 1 file PDF

- Automatic create file name, yaitu sebuah fitur yang bisa secara otomatis memberi nama file hasil scan, ada 3 pilihan yaitu pertama berdasarkan "waktu scan" menggunakan data penanggalan yang terdapat pada sistem komputer kita, kedua berdasarkan "prefix" (penamaan) kita menentukan dahulu penamaan file yg akan dilanjutkan dengan sistem numerator (nomor urut) yang akan bertambah secara otomatis, ketiga secara manual, jadi setiap kali kita melakukan scan akan muncul sebuah menu yang dapat kita input secara manual nama file yg kita inginkan.

Fitur: sistem penamaan file yg memudahkan kita

- Auto Crop and Deskew, yaitu sebuah fitur yang akan secara otomatis hanya mengambil bagian yang ada kertasnya saja (misalnya ukuran kertas ada yg besar dan ada yg kecil) lalu merapihkan gambar apabila kertas masuk kedalam scanner dalam keadaan miring.

Fitur: Auto crop and Deskew, kertas yg miring akan dirapihkan.

- Saved Folder Direction, fitur ini memungkinkan kita untuk menetapkan folder tempat penyimpanan hasil scan kita, pengaturan folder penyimpanan ini dapat dilakukan dengan bebas.

Kita dapat secara bebas menentukan folder tujuan, bahkan folder yang berada di komputer lain yang terhubung didalam sebuah jaringan komputer.

- Scan Buttons, fitur ini sangat bermanfaat sehingga proses scan dapat dilakukan secara cepat (tidak perlu bolak-balik mengatur di komputer dan scanner). Pengguna cukup memasukan tumpukan dokumen lalu tekan tombol scan, seluruh dokumen akan discan dan disimpan kedalam komputer secara otomatis.

Fitur: Tombol scan, membuat proses scan menjadi cepat dan mudah, cukup tekan 1 tombol, seluruh dokumen akan discan secara otomatis.

Kesimpulannya adalah: Karena munculnya kebutuhan untuk melakukan scan dokumen dalam jumlah banyak, maka diciptakan scanner yang dilengkapi dengan fitur-fitur yang mendukung proses scan tersebut, sehingga proses scanning bisa menjadi cepat dan mudah.

Mudah-mudahan membantu! :)

Berapakah resolusi scan yang harus saya gunakan?

Sebelum kita menentukan besar resolusi yang akan kita gunakan pada saat scanning, kita harus mengetahui tujuan akhir dari file digital kita.

1. Apabila kita hanya sebatas menampilkan di layar monitor (sebatas tampilan saja atau dikirim via email) maka, ...

  resolusi yang kita gunakan adalah 150dpi s/d 200dpi, mengapa? karena resolusi monitor hanya 72 dpi, sehingga apabila kita menggunakan resolusi sebesar 150dpi s/d 200dpi, dijamin hasil scan masih dapat dibaca.

2. Apabila kita ingin mencetak hasil scan kita ke printer atau ke mesin cetak, maka, ...

resolusi yang kita gunakan adalah 300dpi.

3. Apabila kita ingin mencetak dengan pembesaran dari materi asal, maka, ...

resolusi yang harus kita gunakan adalah 300dpi dikalikan dengan faktor pembesarannya, misal kita ingin melakukan pembesaran 2x lipat, maka resolusi yang kita gunakan adalah 600dpi.

Ada beberapa faktor lain yang mempengaruhi besar file, yaitu:

1.Ukuran kertas dokumen.

2.Resolusi yg digunakan.

3.Format warna: Color, Grayscale atau B/W.

4.Jenis format file beserta kompresi file.

5.Susunan data yang terdapat pada dokumen (banyaknya teks dan gambar).

 
Dan jangan lupa, pemikiran bahwa semakin tinggi resolusi yang kita gunakan, maka sebaik baik hasil scannya, belum tentu benar!

Mengapa di era pertama kali scanner diperkenalkan dipasaran (tahun 1994 s/d 2005) memiliki optical resolusi sangat tinggi, bahkan mencapai 4.800 dpi, sedangkan scanner yang dipasarkan saat ini rata-rata hanya memiliki optical resolusi 600 dpi?

Hal ini disebabkan oleh karena yang menjadi obyek utama dari scanner itu sendiri berubah, dahulu obyek utama dari scanner adalah foto, sedangkan saat ini yang menjadi obyek utama adalah dokumen/surat, pada saat kita scan foto, ada kecenderungan untuk memperbesar foto dari materi asal (maka kita harus scan dengan resolusi yang cukup untuk melakukan pembesaran), tetapi kita sangat jarang sekali melakukan pembesaran terhadap dokumen/surat yang kita scan (umumnya kita cetak dengan kondisi 1 berbanding 1).

Selain itu adalah untuk obyek foto ada kecenderungan untuk meningkatkan kualitas gambar, sedangkan untuk obyek dokumen/kertas ada kecenderungan untuk meningkatkan kecepatan scan.

Contoh materi foto

Contoh materi dokumen/surat

Satu lagi yang berubah dari scanner adalah bentuk dan cara kerja scanner cenderung mengikuti kebutuhan pasar, ada yang menjadi kecil sehingga mudah dibawa kemana-mana (portable) cocok untuk dipadukan dengan Laptop, sehingga dapat melakukan proses scanning dokumen-dokumen langsung dilapangan, ada yang dilengkapi dengan alat bantu Automatic Document Feeder sehingga dapat melakukan scan dokumen secara otomatis dan dalam jumlah yang banyak (ratusan bahkan hingga ribuan lembar), sehingga proses scanning dokumen dalam jumlah banyak menjadi sangat mudah, ada yang dibuat khusus untuk scan buku tebal, sehingga kita dapat merubah buku-buku kesayangan kita menjadi "buku digital" (umumnya digunakan untuk mengajar, materi presentasi, kuliah, perpustakaan digital dll., buku digital sangat digemari sejak munculnya produk baru seperti iPad, Tab & PC tablet.

Contoh scanner portable

Contoh scanner khusus buku tebal

Contoh scanner otomatis yg dapat scan dokumen dalam jumlah banyak

Jadi kesimpulannya adalah: simpanlah dokumen digital anda dengan resolusi scan yang sesuai dengan kebutuhan anda, karena sangat berdampak terhadap efisiensi waktu proses dan besar file yang dihasilkan.

Semoga bermanfaat! :)

Ukuran Kertas Internasional dan Nasional

Berikut ini adalah ukuran kertas berdasarkan standart Internasional dan Nasional:

---

Legal              215.9 x 355.6 mm       8.5" x 14"

---

F4/Folio/HVS    215 x 330 mm            8.5" x 13"

---

Letter/Kwarto   215 x 279 mm             8.5" x 11"

---

A0                  841 x 1189 mm           33.1" x 46.8"

---

A1                  594 x 841 mm             23.4" x 33.1"

---

A2                  420 x 594 mm             16.5" x 23.4"

---

A3+                329 x 483 mm             13" x 19"

---

A3                  297 x 420 mm             11.69" x 16.54"

---

A4                  210 x 297 mm             8.27" x 11.69"

---

A5                  148 x 210 mm             5.83" x 8.27"

---

A6                  105 x 148 mm             4.1" x 5.8"

---

A8                  54.19 x 90.42 mm        2.14" x 3.56"

Mengapa ukuran kertas Folio/F4 tidak terdapat pada pilihan program Microsoft Office?

Ukuran Folio/F4 tidak terdapat pada pilihan program Microsoft Office dikarenakan ukuran tersebut hanya dipakai di Indonesia saja, tepatnya ukuran kertas ini sudah dipakai sejak jaman pemerintahan Belanda, standart penggunaan untuk benua Eropa dan Asia adalah ukuran kertas A4 atau Letter, sedangkan standart penggunaan untuk benua Amerika adalah ukuran kertas Legal.

Mudah-mudahan bermanfaat! :) 

Apakah yang dimaksud dengan file Searchable PDF?

 

Format Searchable PDF adalah sebuah file PDF baru yang dilengkapi dengan layer “text”  (tidak ditampilkan) sehingga kita dapat melakukan fungsi “find”, “select” dan “advanced search” (mencari sebuah kata-kata yang terdapat didalam file yang berada di hard drive kita).

Sehingga pada dasarnya file ini memiliki 2 layer/lapis, layer/lapis pertama adalah image/gambar dan layer/lapis kedua adalah teks file (dibuat transparan).

Sehingga file Searchable PDF yang kita buka dengan program Adobe Acrobat Reader dapat diaktifkan fitur "Search" atau pencarian kata-kata yang terdapat didalam file tersebut, fitur ini sangat bermanfaat untuk file buku manual, surat kontrak/perjanjian, buku digital, sales invoice, purchase invoice, tanda terima, kartu nama, kartu tanda penduduk, NPWP dll.

Siapa saja yang membutuhkan file Searchable PDF?
Hampir seluruh kegiatan perkantoran dibidang bisnis, pendidikan, hukum, dan lainnya membutuhkan file dengan format Searchable PDF.
Karena dengan bantuan fitur pencarian tersebut kita dapat melakukan sistem pengarsipan dokumen digital yang sederhana dan efisien dari segi biaya.

Kita cukup menyimpan seluruh dokumen digital sengan format Searchable PDF ke dalam komputer kita, yang foldernya sudah kita atur sesuai kebutuhan masing-masing pengguna (umumnya kita pisahkan berdasarkan jenis dokumennya).

Lalu pada saat pencarian file tersebut, kita cukup buka aplikasi Adobe Acrobat Reader, karena terdapat fitur sederhana yang sangat bermanfaat yaitu "Advanced Search" atau pencarian sebuah kata-kata yang terdapat didalam file.

Bagaimana cara membuat sebuah file Searchable PDF?
Ada dua cara membuat sebuah file Searchable PDF:
- Pertama adalah dengan cara menggunakan program OCR (Optical Character Recognition) .
- Kedua adalah dengan menggunakan alat scanner yang terintegrasi dengan program OCR (Optical Character Recognition).

Cara kedua ini belakangan cukup populer karena begitu banyak kebutuhan untuk mendigitalkan dokumen-dokumen yang sudah diarsip secara fisik (guna menghindari kerusakan dan kesulitan dalam pencarian).

Contoh file Searchable PDF, kita dapat melakukan tindakan "FIND" (mencari sebuah kata-kata yang terdapat didalam file) dan kita dapat meng-"copy" teks tersebut lalu kita"paste" di aplikasi lain seperti Microsoft Word.

Format file ini sangat cocok untuk:
- Surat Kontrak kerjasama.
- Sales Invoice.
- Purchase Order.
- Tanda Terima.
- Kartu Nama.
- KTP.
- Buku Manual.
- Buku Digital.
- dll.

Kesimpulannya adalah: format file Searchable PDF memiliki 2 layer data yaitu gambar dan teks, sangat berguna untuk dokumen digital, sehingga kita dapat melakukan pencarian terhadap setiap kata-kata yang terdapat didalam file tersebut.

Mudah-mudahan bermanfaat! :)

Bagaimana cara kerja program OCR (Optical Character Recognition)?

Teknologi OCR (Optical Character Recognition) sudah lama kita dengan, tetapi apakah kita sudah mengetahui fungsi dan cara kerja dari software tersebut?

Seperti yang sudah kita ketahui bahwa software OCR berfungsi untuk merubah file Image/Gambar menjadi file Teks dengan format TXT.

Hal ini berguna apabila kita ingin mendapatkan file teks dari sebuah surat tanpa harus mengetik ulang seluruh tulisan yg terdapat didalam surat tersebut.

Pada dasarnya setiap scanner hanya menghasilkan file gambar/image dalam format TIFF saja, setelah file gambar/image tersebut dihasilkan, file tersebut di kirim ke dalam komputer dan langsung di sambut dan diproses oleh program OCR untuk diproses menjadi file teks, berikut ini saya jelaskan susunan cara kerja software OCR tersebut:


1. Meratakan gambar (Auto Deskewing).
file image (gambar) akan diatur kemiringannya, apabila hasil scan ada kemiringan, maka gambar akan dibuat sejajar atau lurus.

2. Menganalisa (Analysis).
software (program) OCR akan menganalisa dan memisahkan bagian teks dan bagian gambar.

3. Otomatis mengatur arah gambar (Auto Orientation).
software (program) OCR akan mengambil sebagian area pada file image (gambar) dan mengidentifikasi arah teks yang benar.
file image (gambar) akan diputar ke arah yang benar, pilihannya adalah 90⁰, 180⁰ atau 270⁰.

4. Memisahkan setiap karakter huruf dan angka (Separating single character).
software (program) OCR akan memisahkan setiap karakter yang terdapat pada image (gambar) menjadi sebuah huruf atau angka.

5. Mengidentifikasi gambar (Capturing the features of the characters and comparing).
software (program) OCR akan mengidentifikasi satu persatu setiap gambar yang sudah dipisahkan, dan melakukan pengecekan terhadap database yang dimiliki oleh software (program) OCR, dan menetapkan huruf atau angka yang akan digunakan.

6. Menghasilkan file akhir (Recognition result output).
Setelah setiap image (gambar) sudah dirubah menjadi huruf atau angka (format teks) maka software (program) OCR akan menghasilkan sebuah file dengan format teks, seperti Microsoft Word, Microsoft Excel, TXT, Rich Text dan Searchable PDF, tergantung dari pengaturan awal.

Catatan:
Untuk menghasilkan sebuah proses OCR yang sempurna, gunakan resolusi scan 300dpi, dengan format warna Grayscale.

Ada juga kebutuhkan untuk mengkonfersi buku menjadi "buku digital" sehingga kita tidak perlu repot-repot membawa buku lagi, semua buku kita sudah terdapat didalam komputer kita.

Kesimpulannya adalah: Software OCR berfungsi untuk merubah data gambar/image menjadi teks, hal ini membantu kita untuk mendapatkan data teks secara cepat dari sebuah surat/dokumen.

Mudah-mudahan bermanfaat! :)

Bagaimana cara mencari hasil scan dokumen yg paling mudah?

Kita menyadari bahwa problem utama dalam pengarsipan dokumen adalah disaat kita mencari kembali dokumen yg sudah disimpan/diarsip, mengapa demikian? karena disaat kita melakukan proses pengarsipan, kita jarang memikirkan cara/proses pencarian kembali dokumen tersebut, kita cenderung hanya memikirkan cara menyimpannya saja.

Sebenarnya sistem pengarsipan memiliki standart prosedur yang harus dijalani, seperti pengelompokan berdasarkan jenis dokumen, pengelompokan berdasarkan nomor urut dari dokumen, pengelompokan berdasarkan tahun pembuatan dari dokumen, dan yang tidak kalah pentingnya adalah sistem keamanan seperti kelembaban, bahaya rayap, bahaya api dan bahaya air dan yang paling akhir dan tidak kalah pentingnya adalah keamanan (hilang)
Tetapi untuk menjalankan seluruh prosedur kerja tadi, dibutuhkan biaya dan tenaga yang cukup besar!

Hampir seluruh perkantoran mengalami problem pengarsipan dokumen

Pertanyaannya adalah apakah ada sebuah sistem yang dapat dilakukan dengan mudah dan hemat biaya?

Jawabannya adalah sistem pengarsipan dokumen digital!

Mengapa dokumen digital?

1. Ruang, media penyimpanan di komputer semakin hari semakin terjangkau dari segi biaya, untuk sebuah Hardisk 2TB diperkirakan dapat menampung 2,8 juta lembar dokumen (+1 lembar = 700KB), sehingga perbandingan ruang untuk 1 buah Hardisk dengan 1 ruangan yg dapat menampung 2,8 juta lembar dokumen sangat jauh berbeda.

2. Biaya, estimasi harga Hardisk internal 2TB = Rp. 800.000,-, sedangkan biaya untuk memproduksi 1 lembar dokumen = Rp. 100,-/ lembar. Kira-kira biaya yg dibutuhkan utk mencetak 2,8 juta lembar dokumen adalah 2,8 juta x Rp. 100,- = Rp. 280 juta.

3. BackUp/Copy, bisa dibayangkan tingkat kesulitan untuk membackup 2,8 juta lembar dokumen dibandingkan dengan membackup 1 buah hardisk 2TB.

4. Mobilitas, bisa dibayangkan juga tingkat kesulitan untuk memindahkan 2,8 juta lembar dokumen dibandingkan memindahkan 1 buah hardisk 2TB.

5. Pencarian, dengan kemajuan proses komputer, kita sangat mudah untuk mencari sebuah file didalam sebuah hardisk, bandingkan apabila kita ingin mencari selembar dokumen di dalam sebuah gudang arsip yang besar.

6. Keamanan, keleluasaan tingkat keamanan data digital adalah memiliki tingkatan, kita dapat mengatur tingkat keamanan berdasarkan tingkat tanggung jawab setiap user, misal ada user yang hanya dapat membaca dokumen tanpa dapat melakukan copy, print, delete dan edit. Sedangkan untuk dokumen berbentuk fisik tingkat keamanan hanya 1 tingkatan yaitu kunci menuju gudang arsip tersebut.

7. Reproduksi, keunggulan data digital adalah tidak mengalami penurunan kualitas dan siap untuk di reproduksi kembali suatu saat apabila dibutuhkan, sedangkan untuk dokumen berbentuk fisik akan jauh lebih sulit untuk di reproduksi.

8. Ramah Lingkungan, stop printing! start scanning :)

Bagaimana caranya menjalankan sistem dokumen digital?

1. Alat yang kita gunakan adalah sebuah Komputer Desktop atau Notebook dan sebuah scanner Automatic Document Feeder (ADF) yang dapat menyimpan hasil scan dengan format Searchable PDF. 
2. Kita menscan dokumen dengan format file baru yaitu Searchable PDF (gunakan resolusi scan 300 dpi, pilih format warna sesuai kebutuhan Color, Grayscale atau Black & White).
3. Kita simpan hasil scan tersebut kedalam folder yang sudah kita tentukan (buat folder berdasarkan jenis dokumen).
4. Untuk proses pencarian hasil scan (dokumen digital) tersebut, kita gunakan program bebas lisensi seperti Adobe Acrobat Reader. Berikut ini caranya:

Berikut ini adalah langkah-langkah melakukan proses pencarian sebuah kata-kata yang berada didalam sebuah file Searchable PDF.

Pertama: buka program Adobe Acrobat Reader, lalu klik "Edit", lalu pilih "Advanced Search".

Kedua: 1) Pilih di folder mana file yang akan kita cari, lalu 2) masukan sebuah kata kunci yang terdapat didalam file tersebut, seperti nomor bukti, nomor kode, serial number, nomor kontrak dll. (sesuatu yang unik, yang hanya dimiliki oleh dokumen tersebut)

Apabila kita klik menu folder, akan muncul drop box seperti ini, lalu kita pilih bagian "Browse for Location", lalu kita pilih folder yang kita inginkan.

Setelah kita pilih folder yang menyimpan file yang akan kita cari, masukan kata-kata yang terdapat didalam file yang akan kita cari, lalu klik tombol "Search".

Ketiga: Setelah kita klik tombol "Search" maka program Adobe Acrobat Reader akan secara otomatis mencari kata-kata didalam setiap file yang terdapat di folder tersebut.

Cara ini sangat efektif untuk mencari dokumen digital yang tersimpan didalam sebuah komputer dengan cepat dan mudah.

Umumnya cara ini digunakan untuk mencari dokumen: Sales Invoice, Purchase Order, Surat Kontrak, Akte Perjanjian, Surat Jalan, Tanda Terima Barang dll.

Siklus kerja pengarsipan dokumen digital, mudah dan cepat pada saat pencarian dokumen yg telah disimpan.

 

Proses pencarian dokumen Searchable PDF dapat dilakukan dengan aplikasi Presto! PageManager atau Adobe Acrobat Reader.

Kesimpulannya adalah: dengan menyimpan data dokumen digital dengan format Searchable PDF, kita dapat dengan mudah mencari dokumen tersebut, konsep kerja yang sederhana ini sangat membantu kita dalam hal sistem pengarsipan dokumen digital dengan biaya yang relatif terjangkau.

Mudah-mudahan bermanfaat! Selamat mencobanya :)