Bagaimana cara scan dokumen dalam jumlah yang banyak dengan cepat dan mudah?

Seiring dengan perkembangan teknologi komputer, seperti semakin murahnya media penyimpanan data (Hard Disk), semakin baiknya jaringan internet (teknologi CLOUD), semakin tinggi resolusi pada media tampilan gambar (FULLHD), semakin terjangkaunya telepon pintar (smartphone), munculnya alat baru seperti IPad, Galaxy Tab dll. semua itu mendorong kita untuk menyimpan data kedalam bentuk "digital".

Mengapa? karena kemudahan-kemudahan yang kita dapatkan dari data digital, seperti mudah di backup, mudah dikirim melalui internet dan jaringan, dapat di kunci dengan password, sangat mudah untuk di share (berbagi).

Data digital apa saja yang kita simpan?

data seperti foto digital, mengapa? karena fitur kamera digital sudah hampir ditemui disemua perangkat telepon genggam, ini yang menyebabkan bisnis cuci & cetak foto menjadi menurun secara drastis, karena prilaku konsumen berubah, kita tidak lagi mencetak foto-foto yang kita miliki, kita hanya tampilkan di layar smartphone, layar monitor dan kita berbagi diberbagai macam aplikasi seperti facebook dll.

data seperti video digital, mengapa? serupa dengan data foto digital, begitu banyak kemudahan yang kita dapati dari data video digital, salah satu contoh yang paling kuat adalah Youtube.


data seperti lagu digital, mengapa? karena aplikasi yg dapat memutar lagu digital sangat memanjakan penggunanya, seperti kita dapat mengatur susunan lagu, pengelompokan lagu, memutar ulang lagu, menciptakan daftar lagu favorit.


dan yang belakangan mulai digunakan adalah dokumen digital dan buku digital, mengapa? karena begitu banyak kebutuhan untuk menyimpan dokumen kedalam bentuk digital, contohnya adalah agar dapat di kirim melalui internet, agar dapat di backup, agar dapat di kunci dengan password, agar dapat direproduksi suatu saat tanpa mengalami penurunan kualitas, agar dapat dengan mudah dicari kembali suatu saat dibutuhkan (dengan bantuan fitur "search" di komputer).

Contoh File PDF, 1 file memiliki beberapa halaman

Contoh "Buku Digital", sangat mudah dibawa dan dibaca menggunakan alat Tab.

Disaat kita berbicara tentang dokumen digital, kita akan berhadapan dengan beberapa isu seperti: jumlah yang sangat banyak, managemen pengarsipan, metode pencarian data yang sudah disimpan.

Dokumen dalam jumlah banyak dapat discan secara otomatis langsung kedalam folder yg diinginkan

Saat ini saya akan menjelaskan mengenai bagaimana cara menscan dokumen dalam jumlah yang banyak dengan cepat dan mudah.

Berikut ini alat-alat yang kita butuhkan untuk dapat melakukan pekerjaan tadi, seperti:
1. Scanner ADF (Automatic Document Feeder) yg dapat langsung menyimpan dalam format "Searchable PDF" (PDF yg dapat dicari teksnya).
2. Komputer PC atau Notebook.
3. Aplikasi bebas lisensi seperti Adobe Acrobat Reader.

Fitur-fitur yang kita butuhkan untuk menscan dokumen dalam jumlah banyak adalah:
- Automatic Document Feeder, yaitu sebuah alat yang dapat menarik kertas satu-persatu secara otomatis, sehingga proses scan menjadi mudah dan cepat

Contoh scanner Automatic Document Feeder, umumnya batas maksimum kertas 50 - 100 lembar ukuran 70gr.

- Duplex Scanning, yang dimaksud dengan duplex adalah scanner yang memiliki 2 buah mata sensor, sehingga scanner dapat melakukan scan dokumen 2 sisi (bolak-balik),  sehingga untuk melakukan scan dokumen 2 sisi, scanner cukup hanya sekali scanning sudah langsung mendapatkan 2 image/gambar.

- Automatic Remove Blank Pages, yaitu sebuah fitur yang dapat mengidentifikasi halaman kosong, sehingga halaman kosong tersebut tidak akan disimpan kedalam file.

Fitur: Automatic Remove Blank Pages

- Auto Rotate, yaitu sebuah fitur yang dapat secara otomatis mendeteksi halaman yang salah arah, lalu membalikan ke arah yang benar.

Fitur: Auto Rotate

- Contiuous Scan, yaitu sebuah fitur yang dapat memungkinkan kita untuk melakukan proses scan secara berkelanjutan, contoh: pertama-tama kita scan 50 lembar, setelah selesai, akan muncul menu pilihan: ingin melanjutkan scan? atau selesai? apabila masih ada dokumen yang ingin di scan, maka kita tinggal memasukkan kertas tersebut kedalam scanner, maka secara otomatis scanner akan melajutkan proses scan.

- Scan all pages to 1 file PDF, yaitu sebuah fitur yang memungkinkan kita untuk menyimpan seluruh dokumen yang kita scan menjadi 1 file PDF.

Fitur: menyimpan seluruh halaman menjadi 1 file PDF

- Automatic create file name, yaitu sebuah fitur yang bisa secara otomatis memberi nama file hasil scan, ada 3 pilihan yaitu pertama berdasarkan "waktu scan" menggunakan data penanggalan yang terdapat pada sistem komputer kita, kedua berdasarkan "prefix" (penamaan) kita menentukan dahulu penamaan file yg akan dilanjutkan dengan sistem numerator (nomor urut) yang akan bertambah secara otomatis, ketiga secara manual, jadi setiap kali kita melakukan scan akan muncul sebuah menu yang dapat kita input secara manual nama file yg kita inginkan.

Fitur: sistem penamaan file yg memudahkan kita

- Auto Crop and Deskew, yaitu sebuah fitur yang akan secara otomatis hanya mengambil bagian yang ada kertasnya saja (misalnya ukuran kertas ada yg besar dan ada yg kecil) lalu merapihkan gambar apabila kertas masuk kedalam scanner dalam keadaan miring.

Fitur: Auto crop and Deskew, kertas yg miring akan dirapihkan.

- Saved Folder Direction, fitur ini memungkinkan kita untuk menetapkan folder tempat penyimpanan hasil scan kita, pengaturan folder penyimpanan ini dapat dilakukan dengan bebas.

Kita dapat secara bebas menentukan folder tujuan, bahkan folder yang berada di komputer lain yang terhubung didalam sebuah jaringan komputer.

- Scan Buttons, fitur ini sangat bermanfaat sehingga proses scan dapat dilakukan secara cepat (tidak perlu bolak-balik mengatur di komputer dan scanner). Pengguna cukup memasukan tumpukan dokumen lalu tekan tombol scan, seluruh dokumen akan discan dan disimpan kedalam komputer secara otomatis.

Fitur: Tombol scan, membuat proses scan menjadi cepat dan mudah, cukup tekan 1 tombol, seluruh dokumen akan discan secara otomatis.

Kesimpulannya adalah: Karena munculnya kebutuhan untuk melakukan scan dokumen dalam jumlah banyak, maka diciptakan scanner yang dilengkapi dengan fitur-fitur yang mendukung proses scan tersebut, sehingga proses scanning bisa menjadi cepat dan mudah.

Mudah-mudahan membantu! :)